Om du får den frågan ofta, från kollegor, chefer eller revisorer, är du inte ensam. Många sitter mitt i vardagen med ansvar för att “ha koll”, men utan struktur att luta sig mot. Den här checklistan hjälper dig snabbt se om din processbeskrivning är tillräckligt tydlig, eller om det är dags att få hjälp.

Check list

Testa din processbeskrivning med dessa 10 frågor:

  1. Har processen ett tydligt start- och slutpunkt?
    Om “när börjar det?” och “när är det klart?” inte kan besvaras entydigt, då är ramarna för otydliga.

  2. Finns det ett namn på processen som känns relevant för verksamheten?
    Undvik abstrakta eller tekniska namn, processen ska gå att prata om i vardagen.

  3. Beskriver ni vad som görs, inte hur det görs?
    Fokusera på vad som händer i processen, inte detaljer om system eller handgrepp.

  4. Är ansvarsfördelningen tydlig per steg?
    Vem gör vad, och vem tar beslut? Otydlighet skapar glapp, dubbelarbete och konflikter.

  5. Visas roller istället för personnamn eller avdelningar?
    Processer ska vara oberoende av individer, roller är mer hållbara.

  6. Kopplas processen till relevant information och system?
    Bra processer visar vilken information som används, och var den finns.

  7. Har ni beskrivit variationer eller undantag, till exempel snabba spår?
    En process utan utrymme för verklighetens variationer är inte användbar.

  8. Visas sambanden till andra processer?
    En process som är “ensam på pappret” riskerar att skapa stuprör i praktiken.

  9. Är processen visualiserad på ett sätt som går att visa upp?
    En bild som kräver förklaring är bättre än text som ingen orkar läsa.

  10. Kan någon utanför teamet förstå vad processen handlar om, på under 2 minuter?
    Då är det en processbeskrivning som lever, inte bara ett dokument i en mapp.

Resultat: Vad säger svaren?

  • 0–3 ja: Ni har sannolikt bara en “beskrivning”, inte ett gemensamt arbetssätt.
  • 4–7 ja: Processen är på gång, men det finns risk för missförstånd eller ineffektivitet.
  • 8–10 ja: Ni har en robust och användbar processbeskrivning, stark grund för förbättringsarbete.

Känner du igen dig?

Du kanske sitter i rollen som förvaltare, produktägare, kravansvarig eller samordnare. Mycket landar på dig, men utan verktyg är det svårt att skapa långsiktig ordning.

På aRway hjälper vi personer som dig att skapa begripliga och användbara processbeskrivningar, visuella, strukturerade och förankrade i verkligheten.

Läs mer om hur vi kan hjälpa er med processkartläggning här.